Título del puesto: Gerente de oficina (a tiempo parcial)

Ubicación: Nueva Jersey
Horario: de lunes a viernes, de 9:00 a 14:00 (5 horas al día)
Tipo de empleo: A tiempo parcial (dos puestos disponibles)

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Sobre nosotros

Somos una agencia de atención domiciliaria autorizada que presta servicio a Nueva Jersey y un proveedor aprobado de DDD (División de Discapacidades del Desarrollo) en Nueva Jersey. Ofrecemos nueve (9) servicios DDD, incluyendo la coordinación de apoyo, y estamos comprometidos a ofrecer una atención de alta calidad centrada en la persona a las personas y familias a las que servimos.

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Resumen del puesto

Buscamos dos Gerentes de Oficina a Tiempo Parcial organizados y detallistas para apoyar las funciones administrativas y operativas diarias. El Gestor de Oficina desempeñará un papel fundamental para garantizar el buen funcionamiento de la oficina, el apoyo al cumplimiento, la coordinación con los equipos clínicos y administrativos, y una comunicación eficaz entre departamentos.

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Responsabilidades clave

Oficina y Operaciones Administrativas
• Gestionar las operaciones diarias de oficina y los flujos de trabajo administrativos
• Mantener registros digitales y físicos organizados en cumplimiento con las normas de agencias y DDD
• Coordinar los horarios de oficina, calendarios y comunicaciones internas
• Apoyar al liderazgo con documentación, informes y seguimiento de tareas

Cumplimiento y documentación
• Ayudar con la documentación relacionada con DDD y el seguimiento de cumplimiento
• Apoyar la incorporación y el seguimiento de credenciales para el personal y los contratistas
• Garantizar la presentación precisa de los formularios y registros requeridos

Coordinación y comunicación
• Servir como punto de contacto para equipos internos, personal y socios externos
• Coordinar con los Coordinadores de Apoyo y el personal administrativo en la documentación relacionada con el caso
• Responder a correos electrónicos, llamadas y consultas de manera profesional y puntual

Gestión de Sistemas y Datos
• Actualizar y mantener sistemas internos, hojas de cálculo y herramientas de seguimiento
• Soporte para la entrada de datos, informes y precisión de registros
• Ayudar con la documentación relacionada con la nómina y los seguimientos administrativos según sea necesario

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Cualificaciones
• Experiencia previa como Gerente de Oficina, Asistente Administrativo o un puesto similar
• Se prefiere experiencia en sanidad, atención domiciliaria o servicios humanos
• La familiaridad con los servicios DDD o la coordinación de apoyo es una gran ventaja
• Sólidas habilidades organizativas, multitareas y gestión del tiempo
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
• Dominio de Google Workspace, Microsoft Office y sistemas básicos de oficina
• Capacidad para manejar información sensible con confidencialidad

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Horario de trabajo
• Tiempo parcial: 5 horas al día
• Lunes a viernes, de 9:00 a 17:00
• Horarios flexibles dentro del horario laboral

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Por qué unirse a nosotros
• Formar parte de una agencia de atención domiciliaria en crecimiento y con una misión
• Apoyar servicios significativos para personas con discapacidades del desarrollo
• Ambiente de trabajo colaborativo y de apoyo
• Oportunidad de crecer con una organización en expansión de Nueva Jersey y Nueva York

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Cómo solicitar

Los candidatos interesados deben enviar su currículum y una breve carta de presentación que describa la experiencia relevante.